无论是企业内部实验室还是第三方检测实验室,检测样品始终贯穿着整个实验过程。样品的代表性、有效性和完整性直接影响检验结果的准确性。
实验室的样品管理一直是实验室管理的关键部分,是检测过程中的必须环节和关键控制点。因此,对样品进行科学、规范化管理至关重要。实验室样品管理虽然在日常操作中看似简单,但要真正做好并非易事。样品管理水平的高低,能够体现实验室管理的检测能力以及检测的权威性。
北京三维天地科技股份有限公司专注于检验检测信息化领域二十余年,具有丰富的实验室数智化建设经验和成熟的解决方案,已成为国内检验检测信息化领域具有竞争力的技术先行者。
为规范样品管理,保证检测数据、样品的准确性和可追溯性,三维天地自主研发的实验室信息管理系统(SW-LIMS)提供了专门的样品管理模块,可以动态记录样品从到达实验室到检测结束直至用户取回样品或由实验室处置的全过程,以及对实验室检测样品的状态、数量、位置、库存(入库、出库、领样、销毁)等进行管理,有效规范样品的存储、制备、领用,防止样品丢失、损坏,确保库存样品的性状稳定,实现实验室样品的规范化、信息化管理,防止检测结果争议。
图 1. 样品信息化管理
一、样品标签化管理
样品管理模块支持对 SW-LIMS 中的每个样品都生成唯一的编码,支持在 SW-LIMS 中生成样品标签,支持打印样品标签;样品接收后,可由样品接收员或者样品管理员贴上标签,系统支持样品扫码入库。
二、样品出入库
对于样品的接收,SW-LIMS 样品管理模块支持通过扫描枪扫描样品条码的方式进行,系统还支持手动接收样品,样品接收时可选批量接收样品。
接收样品时,可在 SW-LIMS 中详细记录样品传递的相关信息,可记录样品的保存期限、存储要求、数量、状态、存储位置等信息,并可自动生成样品交接单。
图 2. 样品入库
SW-LIMS支持样品出库管理,支持手动批量出库,也支持扫码出库。
图 3. 出库管理
三、样品存储管理
对于不同种类的检测样品,应做到分类放置、标识一目了然,记录和实物一致。SW-LIMS 样品管理模块可提供样品存储管理,可以合理规划样品存放、 样品位置,在进行样品储存时,可保证样品的安全性及完整性。
针对特定的样品,需要在特殊环境和条件下储存的,SW-LIMS 支持用户在系统中做好详细的记录。对于易燃、易爆、有毒等危险品需要特定存放的,需要远离其他样品进行存储,可在系统中进行存储位置记录,对其进行特殊标识,并支持设置单独的出入库流程和领用申请、销毁申请等。
四、样品留样
在样品交接环节,SW-LIMS 支持对样品留样进行管理,可通过系统记录留样信息,包括样品编号、留样人、留样期限、留样数量、留样位置等信息,留样到期后,SW-LIMS 可自动提醒相关人员进行留样处置。
SW-LIMS 支持进行留样样品标签化管理,可生成留样样品标签,留样样品流转时,可扫描样品标签进行样品流转。留样管理员可通过扫描存放位置(样品库房货架)标签与留样标签,实现留样样品与存放位置的关联。
五、 样品制备
SW-LIMS 可实现样品制备信息化管理,能在系统中进行样品制样信息记录,支持打印制样标签。
图 4. 样品制样
六、样品处理
SW-LIMS 支持进行样品处置流程管理,包括样品退还及样品销毁等流程。
SW-LIMS 支持发起样品退还申请,审批通过后被选样品才允许扫码出库或批量出库。
图 5. 样品退还申请
三维天地 SW-LIMS 系统支持对存样期限进行管理,可支持进行存样期限设置及调整,具有样品存放周期提醒功能,对于到期或即将到期样品,系统可自动提醒样品管理员,样品管理员根据实际情况选择进行样品处理,可在 SW-LIMS 中申请对样品进行销毁,并可记录销毁信息,如销毁时间、销毁人、销毁方式等。
图 6. 样品销毁申请
七、样品流转跟踪
SW-LIMS 可对样品流转进行全方位管理,实时跟踪样品流转情况。样品流转传输时可通过扫描样品条码进行管理流转。SW-LIMS 可以直观查看样品全生命周期的信息,追溯样品生命周期中每一个控制点和数据产生的过程,能够进行样品状态、样品分析进度、样品完整性溯源。
SW-LIMS 可帮助实验室做到样品信息留痕,可将每个用户对样品的操作进行详细记录,包括样品信息、操作的时间节点等信息。同时对于用户的每个操作,系统均支持添加操作人的电子签名,可为样品的追溯、执行、问责提供保障。
样品管理的最终目的是为实验室的规范化管理提供支撑保障。样品的信息化、规范化、合理 化管理能有效降低检验机构在结果有效性上可能存在的风险,避免因管理失误而带来的名誉、财产上的损失。
综上,三维天地自主研发的 SW-LIMS 样品管理模块为样品管理提供巨大便利。通过 SW-LIMS,实验室能更科学严格地进行样品管理和质量保证,提升检验检测业务及服务质量,增强数据可信度,助力检验机构在信息化、结构化道路上持续发展。
